Effectrapportages zijn een effectief middel voor waterschappen om inzichtelijk te maken of ze effectief werken aan de realisatie van de doelen uit het Waterbeheerprogramma. Waterschap Drents Overijsselse Delta heeft het afgelopen jaar onder begeleiding van Witteveen+Bos en Ambient gewerkt aan de implementatie van dit effectrapportageproces onder de naam WBP-monitoringsproces.
Geschreven door Inge Phernambucq, Lianne Slagter (Witteveen+Bos), Pui Mee Chan (Ambient), Marloes ter Haar (Waterschap Drents Overijsselse Delta)
Alle werkzaamheden van waterschappen zijn erop gericht de doelen van het Waterbeheerprogramma [1] te realiseren. Deze doelen bevatten de primaire en wettelijke taken van een waterschap: zorgen voor voldoende water, schoon water en waterveiligheid. Daarnaast zijn er doelen die ervoor zorgen dat het waterschap haar taken duurzaam en samen met de omgeving uitvoert, zoals broeikasgasreductie, educatie & communicatie, en crisisbeheersing.
Hoe kan inzichtelijk worden gemaakt of de werkzaamheden doelgericht gebeuren? Hoe toont een waterschap aan de maatschappij dat het impact maakt, verantwoord handelt en de doelen ook bereikt? Over het algemeen geven waterschappen hier invulling aan door monitoring en evaluatie. Waterschap Drents Overijsselse Delta (WDODelta) Is in 2022 begonnen met de vernieuwing van dit proces. Het inrichten van een WBP-monitoringsproces is hier een belangrijk onderdeel van. In 2023 is het vernieuwingstrajct afgerond.
Meerwaarde effectrapportageproces - waarom is dit belangrijk?
Het WBP-monitoringsproces is onderdeel van de stap ‘Monitoren en evalueren’ in de cyclus van strategie en beleidsvorming (afbeelding 1).
Afbeelding 1. De beleidscyclus van WDODelta
De meerwaarde van het WBP monitoringsproces is drieledig:
1. Doelgericht: in de WBP-monitoringsrapportage wordt het actuele doelbereik per doel inzichtelijk gemaakt. Hierdoor wordt duidelijk op welke doelen bijgestuurd moet worden. Deze informatie is de basis om de juiste maatregelen te kunnen nemen:
• op korte termijn kan bijgestuurd worden in de uitvoering door het formuleren van aanvullende maatregelen;
• op langere termijn is het doelbereik van verschillende doelen in samenhang te beschouwen. Bovendien worden trends inzichtelijk door meerjarige eenduidige monitoring. De Watervisie en het Waterbeheerprogramma kunnen hier vervolgens op aangepast worden.
2. Effectievere werkwijze: hiaten tussen de doelen en de beschikbare gegevens worden zichtbaar. Hiermee kan de monitoringswijze verder geoptimaliseerd worden. Op termijn kan sneller gemonitord en bijgestuurd worden.
3. Transparantie: gestelde doelen worden meetbaar geformuleerd en het doelbereik wordt gerapporteerd in rapportages, die ook publiekelijk beschikbaar worden. Transparantie over gestelde doelen en het actuele doelbereik heeft meerwaarde binnen het waterschap én voor de maatschappij. Doordat men geïnformeerd is, wordt de dialoog geopend. Transparantie kan bovendien het draagvlak voor het werk van het waterschap vergroten.
Opzet van het proces
Bij het opzetten van het WBP-monitoringsproces van WDODelta zijn vier stappen gevolgd. Deze stappen zijn toegelicht in afbeelding 2 en onderstaande tekst. In het kader staat een nadere uitleg van de vier bijbehorende producten.
Afbeelding 2. Stappen bij het opzetten van het WBP-monitoringsproces van WDODelta
KPI en streefnorm
De belangrijkste stap is het meetbaar maken van de doelen, door per doel één of meerdere Kritische Prestatie Indicator(en) te formuleren. Een KPI is een indicator die de prestaties van een geformuleerd doel weergeeft. In dit geval maken de KPI’s meetbaar en visueel in hoeverre WDODelta de doelen uit het Waterbeheerprogramma bereikt.
Door de gemeten KPI te vergelijken met de streefnorm wordt het doelbereik inzichtelijk. Bijvoorbeeld: de crisisbeheersing van WDODelta moet adequaat zijn en als streefnorm wordt gekozen voor 8/10. Dat betekent dat het gemiddelde cijfer van alle geënquêteerden minimaal een 8 moet zijn (op een schaal van 1-10). Zo zorgt de uitwerking van het WBP-monitoringsproces voor een belangrijke en lastige discussie: wat is eigenlijk een goede crisisbeheersing en hoe maak je dat meetbaar (KPI)? Wanneer vinden we de crisisbeheersing ‘goed genoeg’ (streefnorm)?
Toetsing KPI
De vervolgstap gaat over het verzamelen van de juiste informatie: wat moet WDODelta meten om de KPI te berekenen en wordt dat al gemeten? Welke acties zijn nodig om de juiste informatie te verzamelen? Deze stap wordt met opzet gedaan ná het formuleren van de KPI’s en streefnormen, om te voorkomen dat de beschikbaarheid van data en informatie invloed heeft op het te behalen doel.
|
Herdefiniëren KPI Het kan zijn dat de benodigde data om een KPI te toetsen niet voorhanden zijn, of van onvoldoende kwaliteit. In dat geval wordt in het implementatieplan opgenomen hoe de benodigde data vergaard kunnen worden, bijvoorbeeld via aanvullende monitoring. Het kan ook voorkomen dat een KPI niet meetbaar is. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat het te kostbaar is, of omdat het effect van activiteiten van het waterschap niet te onderscheiden is van andere ontwikkelingen. In dat geval wordt een stap teruggegaan en zijn er de volgende oplossingsmogelijkheden: herdefiniëren van het doel en de KPI, en/of de KPI en norm expliciet relateren aan maatregelmonitoring. |
Informatieportaal
Welke datastromen zijn er? Wordt er een dashboard of GIS-portal gebruikt om alles te visualiseren? Hoe kan dit zoveel mogelijk geautomatiseerd worden opgezet, zodat de werkdruk van de medewerkers niet toeneemt? Afgelopen jaar is hierover nagedacht en is een plan van aanpak opgesteld om een dashboard te realiseren.
WBP-monitoringsrapportage
De WBP monitoringsrapportages presenteren de uiteindelijke uitkomsten. Deze uitkomsten worden op verschillende manieren gepresenteerd: op bestuurlijk niveau is het voldoende om te presenteren of de streefnorm behaald is of niet, terwijl het management de berekende KPI’s wil inzien. Op operationeel niveau zijn de resultaten per meetpunt nodig om op de juiste locatie op de juiste manier te kunnen optreden. De rapportage is daarmee zo ingericht dat het aansluit bij de behoeften van alle doelgroepen.
Interpretatie en duiding van de uitkomsten gebeurt na het WBP-monitoringsproces, in de evaluatiestap van de beleidscyclus.
|
Producten Door nieuwe inzichten, leerervaringen en uitbreiding van het monitoringsnetwerk zullen bovenstaande plannen met enige regelmaat geactualiseerd worden. |
Een transitie in de organisatie
Het veranderen van een werkproces is lastig voor een organisatie en haar medewerkers. Het implementeren van het WBP-monitoringsproces vereist acceptatie van iedereen. Daarom is betrokkenheid van mensen vanaf het begin belangrijk: van de mensen in het veld tot aan het management en de directie. Het WBP-monitoringsproces bij WDODelta is daarom gelijktijdig bottom-up en top-down opgezet.
WDODelta heeft daarnaast gekozen voor een pragmatische aanpak. Er is begonnen met een deel van de doelen uit de doelenboom van het waterschap [2] om de methodiek te leren kennen en aan te scherpen, voordat de rest van de doelen opgepakt wordt. Meetpunten voor verschillende doeleinden worden zoveel mogelijk gecombineerd.
Waar het binnen de doelstelling van de WBP-monitoring past, wordt aansluiting gezocht bij bestaande werkprocessen en monitoring. Ten slotte wordt alles zoveel mogelijk geautomatiseerd.
Uiteindelijk zal het doorlopen van dit proces grote meerwaarde hebben voor de organisatie zelf én voor de maatschappij; er is op zowel ambtelijk als bestuurlijk niveau overeenstemming over de doelen en streefwaarden. Dit draagt bij aan een gedegen onderbouwing en uitvoering van maatregelen. Hiermee kan het waterschap tevens haar werk naar buiten toe verantwoorden, wat kan bijdragen aan een vergroot maatschappelijk draagvlak voor deze werkzaamheden. Al met al wordt de werkwijze van het waterschap doelgerichter, effectiever en transparanter.
REFERENTIES
1. Waterschap Drents Overijsselse Delta (2023). Waterbeheerprogramma. https://www.wdodelta.nl/waterbeheerprogramma
2. Waterschap Drents Overijsselse Delta (2023). WBP-Doelenboom. https://cuatro.sim-cdn.nl/wdodelta/uploads/wbp-deel-1.-bijlage-1.3.-doelenboom.pdf
