Leren in internationale samenwerking

Download hier een pdf van dit artikel.

Door de eeuwen heen zijn we geconfronteerd met uiteenlopende uitdagingen in het waterbeheer. Menselijke invloeden enerzijds en het verdwijnen van natuurlijke waterberging anderzijds veroorzaken in hoge mate druk op het watersysteem, zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve zin. De kennis en ervaring die we door de jaren heen hebben opgebouwd, is internationaal bekend geworden. Elders in de wereld wordt onze expertise gevraagd en we stellen internationaal onze kennis en vaardigheden beschikbaar. We zijn ons echter minder bewust van het feit dat we daar zelf ook veel van (kunnen) leren. Het is nodig om de opgedane kennis inzichtelijk te maken, zodat we die actief kunnen inzetten op andere plekken en de kennis op een juiste manier kunnen overdragen op collega’s.    

Theorie
Kennis is van essentieel belang voor iedere organisatie omdat het de motor is van verandering, verbetering en vernieuwing. Grofweg zijn er twee soorten kennis te onderscheiden: impliciete en expliciete kennis.

• Expliciete kennis: objectieve kennis, die makkelijk kan worden gecommuniceerd en overgedragen. Ze wordt verkregen door logisch redeneren en overgedragen in een formele onderwijssetting (workshop, training e.d.).
• Impliciete kennis: dit type kennis heeft een persoonlijke lading en is in sterke mate context-specifiek. Ze wordt verkregen door praktische ervaring en is moeilijk onder woorden te brengen. Vaak wordt impliciete kennis gezien als vanzelfsprekende kennis, mensen zijn zich soms niet bewust van het feit dat ze over de kennis beschikken.  

Naast dit onderscheid is het belangrijk om te weten dat kennis vaak in samenwerking met anderen wordt gecreëerd. Door sociale interactie worden perspectieven en ervaringen uitgewisseld en krijgt kennis betekenis. Juist omdat de context van groot belang is, wordt er veel meer geleerd door te werken (informeel leren) in een bepaalde setting, dan door formele educatie (georganiseerd leren). Hoe vaker en hoe intenser het contact met anderen (buitenlandse partners) en de nieuwe omgeving, hoe groter de kansen om internationaal te leren.

Kennis die wordt opgedaan in het buitenland ontstaat vaak door sociale interactie en is impliciet van karakter. Dikwijls is men zich niet bewust van wat er elders is geleerd, waardoor het een uitdaging is
om dat in kaart te brengen.
Een methode om het proces van ervaringsgericht leren inzichtelijker te maken verloopt in vier stappen:
    1.    concrete ervaring
    2.    observatie en reflectie: wat gebeurt hier en wat doet dat met me?
    3.    conceptualisering: wat betekent dit, wat leer ik hiervan?
    4.    experimentatie: toepassing elders

Afbeelding 1. Leercirkel voor ervaringsgericht leren

Kennis wordt inzichtelijk door iemand specifiek op de ervaringen te bevragen, te laten reflecteren en te vragen om geleerde lessen.
Een benadering om de kennis in kaart te brengen is het gericht vragen vanuit toepasselijke kennistypen. Het model van Yamazaki & Kayes [2] met negen competentieclusters voor werken in het buitenland is hierbij toegepast.

Methoden
Er is een vragenlijst opgesteld voor alle medewerkers die in het buitenland actief zijn (geweest). Deze is via de buitenlandcoördinatoren verspreid en digitaal ingevuld door 51 mensen. Daarnaast hebben interviews plaatsgevonden met 14 medewerkers, 6 buitenlandcoördinatoren en 10 leidinggevenden, bij twaalf verschillende waterschappen. De vragenlijst geeft inzicht in de kennistypen waaronder het geleerde valt en de interviews maken duidelijker wát er wordt geleerd.

Geleerde lessen
In het onderzoek is gekeken welke lessen worden geleerd in het buitenland en hoe die kennis vervolgens bij terugkomst wordt gedeeld met collega’s in Nederland.
De geleerde lessen zijn voor het gemak onderverdeeld in vaardigheden (9 comptentieclusters), houding en vakinhoudelijke kennis.

Vaardigheden
Uit de vragenlijst komen de onderstaande gemiddelen en standaarddeviaties op de 9 competentieclusters. De vragen zijn alle beantwoord op een Likertschaal van 1 tot 7. Bij een score 1 is helemaal niets geleerd en bij score 7 heel veel. Score 4 is neutraal, dus alles daarboven geeft een leereffect aan (afbeelding 2).

Afbeelding 2. Gemiddelden en standaarddeviaties van de negen competentieclusters voor werken in het buitenland  Scores boven de 4 geven een leereffect aan.

Bouwen van relaties
Mensen geven voornamelijk aan, nieuwe manieren van communiceren te hebben geleerd. Ook hebben ze veelal geleerd hoe misverstanden kunnen worden voorkomen. Er wordt geleerd vooral te luisteren en niet al te snel met suggesties komen, voorzichtig te zijn met het vormen van een mening. Terug in Nederland is er vaak nauwer contact met collega’s onderling, ook over de privésituatie, en dat leidt tot meer begrip voor elkaar. Men geeft aan sneller fysiek contact op te zoeken, ‘even langs te lopen’, te vragen hoe het met iemand is en daar ook oprecht oor voor te hebben.  

Waarderen van mensen met andere culturen    
Er wordt geleerd minder bevooroordeeld te reageren op anderen en meer respect te hebben. Men zegt meer ruimte te geven aan afwijkende standpunten en meer de waarde in te zien van verschillen tussen mensen. Terug in Nederland is er meer solidariteit met de medemens. Andere manieren van werken doen vooral ogen opengaan waardoor men meer uit het eigen stramien komt.

Luisteren en observeren
Het leereffect op luisteren, observeren en vragen stellen is zeer hoog. Vrijwel iedereen geeft aan zich bewuster te zijn geworden van het belang de context eerst goed te begrijpen voordat er tot actie wordt overgegaan. Doorvragen wordt genoemd als essentiële les die van groot belang is zowel voor het werk in het buitenland als in Nederland: controleren of aan beide kanten hetzelfde wordt begrepen, om misverstanden te voorkomen.

Omgaan met ambiguïteit
Men geeft aan beter te zijn geworden in het doorgaan met het werk als er onverwachte dingen gebeuren. Er is geleerd sneller een andere strategie te bedenken als iets niet werkt of tegenzit. Men leert zich flexibeler op te stellen, mee te buigen en meer geduld te hebben. Ook anticiperen op en creatief omgaan met de mogelijkheden die men heeft worden genoemd als geleerde lessen. Door de buitenlandervaring is men zich meer bewust van non-verbale communicatie van anderen en van zichzelf.

Vertalen van complexe informatie
Men heeft in grote mate geleerd om ingewikkelde processen of technieken beter uit te leggen zodat lokale collega's het begrijpen, daardoor leert men het zelf ook beter begrijpen. Verder wordt geleerd vakinhoudelijke principes op verschillende manieren uit te leggen. Veel mensen geven aan hun vaardigheden in de Engelse taal te verbeteren. Men beseft beter dat het belangrijk is om beeldmateriaal te gebruiken en om tijd te geven voor het stellen van vragen; beide hebben een verhelderend effect.
 
Actie en initiatief
Men geeft aan nu vaker kansen te zien. Ook is er geleerd beter vooruit te kijken naar consequenties van acties die worden ondernomen. Men komt nu sneller met ideeën en voorstellen voor de aanpak van een situatie dan vóór de buitenlandervaring. Ook voegt men zich gemakkelijker tussen nieuwe mensen met wie samenwerking wordt aangegaan. Er wordt gemakkelijker contact gemaakt met onbekenden. Er is geleerd pragmatischer keuzes te maken voor bepaalde handelingen, ook als de uitkomsten onzeker zijn. Verder geeft men aan sneller om initiatieven en voorstellen van collega´s te vragen in plaats van af te wachten.

Managen van anderen
Belangrijke informatie wordt nu soms sneller gedeeld met anderen die aan eenzelfde taak of onderwerp werken. Belangen en activiteiten worden nu vaker met elkaar verbonden om win-win-situaties te creëren. Ook is geleerd cohesie (neuzen dezelfde kant op) in de groep collega´s te krijgen. Men stimuleert collega's vaker tot het opstellen van concrete doelstellingen, taakverdelingen en actieplannen dan voorheen. Er is geleerd om te kijken naar dat wat anderen in het hart raakt en wat belangrijk is voor hen. Controleren of er wordt gemeten met dezelfde maten en aftasten van wederzijds begrip is ook geleerd. Men is zich bewuster geworden van sociale omgangsvormen en gepaste beleefdheid.
 
Adaptatie en flexibiliteit
Er is geleerd om zich sneller aan te passen aan omstandigheden. Ook worden veranderde situaties beter omgezet in kansen voor de organisatie of het project. Veranderingen of tegenslagen worden sneller geaccepteerd. Men ziet moeilijke situaties sneller als uitdaging, eerder dan als probleem. Er is geleerd om vanuit verschillende perspectieven naar een situatie te kijken.

Omgaan met stress
Men geeft aan beter te zijn geworden in het doorzetten van het werk tijdens persoonlijke moeilijkheden of moeilijkheden in de omgeving. Tevens is er meer inzicht verkregen in de eigen persoonlijkheid en in die van de Nederlandse waterschapscollega’s die mee waren op missie. Daardoor kunnen zij elkaar nu beter vinden en kloppen sneller aan voor allerhande zaken. Verder is er geleerd om eigen gevoelens en gedachten op gepaste wijze uit te drukken.

Houding
Met geeft aan dat het buitenlandwerk als een spiegel werkt. Het werk elders dwingt tot nadenken over hoe dingen in Nederland gaan, waarom ze zo gaan en of het niet anders kan. Dat maakt dat mensen uit hun stramien komen en een bredere blik krijgen. In plaats van mitsen en maren aankaarten, wordt vaker de waarom-vraag gesteld. De buitenlandervaring leidt tot relativering van het werk in Nederland. Er wordt actiever gezocht naar samenwerking met andere collega´s, maar ook met externe partijen. Doordat men op zichzelf is aangewezen, kan dit de zelfverzekerdheid ten goede komen. Men komt over het algemeen terug met nieuwe inspiratie en enthousiasme voor het eigen werk.

Vakinhoudelijke kennis
Voor mensen die normaliter op andere werkterreinen actief zijn, biedt het buitenlandwerk de mogelijkheid om over de grenzen van het eigen beleidsveld heen te kijken. Op een aantal vlakken opent het de ogen ten aanzien van eigen systemen in Nederland die achterliggen op nieuwe beschikbare technieken en methoden. Het meerendeel van de lessen wordt geleerd op het gebied van participatie van betrokkenen en governance.

Waterveiligheid
Het principe van ruimte voor de rivier wordt gezien als interessant in het buitenland. Verder wordt men zich bewust dat waterbeheer relatief is en dat hoogwaterbestrijding en risicoverlaging wel een prijskaartje met zich meedragen. Men beseft beter dat waterbeheer in Nederland bijzonder en ingewikkeld is ingericht.

Afvalwaterzuivering
Vooral omtrent riolering worden mensen zich meer bewust van de haken en ogen van ons huidige systeem. Men doet inspiratie op voor andere manieren voor het verwerken van stedelijk afvalwater.

Waterkwaliteit
Er is geleerd om traces te gebruiken om te onderzoeken waar water vandaan komt. Verder wordt genoemd dat de waterkwaliteit in Nederland een stuk beter is dan elders en dat relativeert.

Waterkwantiteit
Er is geleerd over remote sensing als extra informatiebron op verdampingsbeelden.

Participatie van betrokkenen
Men leert te kijken naar hoe een partner sociaal gezien in een situatie staat. Ook de terughoudendheid van de overheid en meer initiatief laten aan particulieren door middel van ‘water user organisations’ is een geleerde les. Aan de hand van periodiek overleg met stakeholders die aangeven hoeveel water ze denken te gebruiken, wordt bepaald hoeveel water er los moet bij de dam. Interactie is daardoor natuurlijker, in Nederland is vaak pas contact als er iets in de omgeving gebeurt of als er een klacht is. Op een website kan men door middel van een stoplicht aangeven hoe het gaat in het gebied. Rood is helemaal niet goed, groen is goed. In veel gebieden krijgt men geld als men naar een training komt. Ook is de rol veel groter van ceremonieënn bij ingebruikname van methoden, materialen en objecten.
In het buitenland wordt waterbeheer op heel laag niveau ook georganiseerd. Daardoor zijn gemeenschappen vaak heel betrokken bij wat er gebeurt en gemotiveerd om mee te denken en een bijdrage te leveren. Het besef is opgedaan dat betrokkenen ook een eigen hoofdstuk kunnen schrijven in een waterbeheerplan, vanuit hun eigen perspectief (cocreatie).

Governance
Public awareness is elders veel krachtiger, daar wordt men zich bewust van. In Nederland hebben we prachtige folders, maar public awareness kan niet vertaald worden naar dat soort communicatie-achtige strategieën. De grootste uitdaging wordt gezien in de vertaalslag van technische kennis naar effectief waterbeheer. Er is geleerd dat governance-structuren vaak heel complex zijn, en dat het belangrijk is om ze te begrijpen.

Kennisoverdracht
Grofweg zijn er twee groepen collega’s te onderscheiden: de collega’s die sceptisch tegenover buitenlandwerk staan en collega’s die enthousiast zijn of het ondersteunen. Kennis wordt voornamelijk met de laatstgenoemde groep gedeeld. Dat zijn veelal collega’s van hetzelfde team of dezelfde afdeling. Kennis wordt dan ook voornamelijk gedeeld bij het koffieapparaat, in de wandelgangen of tijdens teamoverleggen. Een enkel waterschap deelt kennis tijdens lunchpresentaties, en ervaringen op de interne website of in een nieuwsbrief. Kennisdeling gebeurt dus voornamelijk op een informele manier (evenals het leren). De keerzijde hiervan is dat mensen die al sceptisch waren ten aanzien van buitenlandwerk, dat ook eerder zullen blijven, omdat ze niet of weinig worden geïnformeerd.
Men vindt het zeer belangrijk om de opgedane kennis te delen binnen het waterschap (gemiddeld 5,8 op schaal 1-7). De behoefte om kennis te delen is eveneens hoog (5,5 op schaal 1-7, zie afbeelding 3).

Afbeelding 3. De behoefte aan kennisdeling is groot, net als het eraan toegekende belang

Gedeelde kennis bestaat met name uit ervaringen, niet zozeer uit concrete lessen die zijn geleerd.

Over het algemeen vindt men het moeilijk om de opgedane kennis inzichtelijk te maken. Dat verhindert bewuste toepassing elders, maar ook de kennisoverdracht naar collega’s.

Conclusies
Geleerde lessen
Er wordt geleerd op alle negen competentieclusters. Deze competenties zijn specifiek gericht op werken in het buitenland, maar komen alle terug in de competentieprofielen van waterschapsmedewerkers. Verder fungeert buitenlandwerk als spiegel en leidt het tot enthousiasme en motivatie voor het eigen werk in Nederland. Vakinhoudelijk leert men vooral op de gebieden van participatie van betrokkenen en governance.
Opgedane kennis is vooral impliciet van vorm en wordt op informele wijze vergaard. ‘Leren’ is voorafgaand aan de missie geen expliciet doel en wordt achteraf niet bewust geëvalueerd (bijvoorbeeld aan de hand van leerdoelen). Verder geeft men aan wel veel te hebben geleerd, maar kan men vaak niet duidelijk maken welke kennis precies is opgedaan.

Kennisdeling
Gedeelde kennis bestaat voornamelijk uit ervaringen, concrete lessen worden weinig gecommuniceerd. Kennisuitwisseling vindt hoofdzakelijk plaats met collega’s die positief staan ten opzichte van buitenlandwerk en dat ondersteunen, op een informele manier en veelal binnen het team of de eigen afdeling. De behoefte om kennis te delen is groot en het wordt ook als heel belangrijk gezien. De behoefte van collega’s om kennis te ontvangen is minder groot, vooral bij collega’s die sceptisch staan tegenover buitenlandwerk.

Aanbevelingen

• De meeste waterschappen noemen als reden voor activiteiten in het buitenland: maatschappelijk verantwoord willen ‘ondernemen’, en het willen aantrekken van nieuwe werknemers en het behouden van de meer ervaren medewerkers. Echter, buitenlandwerk is ook in te zetten voor de ontwikkeling van medewerkers en het vinden van nieuwe oplossingen voor (toekomstige) opgaven. Waterschappen willen ook partner zijn voor andere watergerelateerde organisaties; dat gaat over grenzen heen. De doelstelling zou voor een aantal waterschappen dus veel sterker kunnen. Dat kan ertoe leiden dat het buitenlandwerk meer waterschapsbreed wordt gedragen omdat duidelijker wordt welke voordelen het oplevert aan de eigen kant. Het helpt hierbij om in kaart te brengen voor welke uitdagingen waterschappen nu staan en waar behoefte is om te leren.
• Het is ook van belang om de kracht van waterschappen internationaal scherper op het netvlies van andere partijen te krijgen. Dan is aansluiting makkelijker te vinden. Er is vanuit andere (water)organisaties behoefte aan één ‘voordeur’ van de waterschappen.
• Leren in het buitenland vindt nu op informele wijze plaats, maar heeft toch al veel positieve resultaten. Het leerrendament zou nog veel hoger liggen als dit actiever en bewuster wordt aangepakt.
• In buitenlandprojecten wordt kennisuitwisseling vaak vooral gezien als kennis brengen. Waterschappers zijn zich vaak niet bewust dat er voor hen ook veel te halen valt; als individu, maar ook als organisatie. Het bewust uitspreken dat wij ook willen leren van onze buitenlandse partners maakt de relatie gelijkwaardiger. Dat vergroot ons eigen leren, omdat beide partijen op zoek gaan naar wat wij kunnen leren. Ook komt het de uitvoering van het project ten goede omdat informatie makkelijker wordt gedeeld.
• Buitenland kan worden gekoppeld aan innovatie. Doordat het kan dienen als proeftuin wordt vakinhoudelijke kennis opgedaan. Agenda’s staan vol met uitdagingen waar waterschappen voor staan, die kunnen worden gekoppeld aan buitenlandwerk. Daarnaast leidt buitenlandwerk vaak tot vergroting van het probleemoplossend vermogen van medewerkers. Zij staan open voor vernieuwing, worden creatiever, reageren sneller op veranderingen en ontwikkelen een kritische houding waarmee ze reflecteren op de Nederlandse situatie. Ze leren de essentie zoeken van situaties en in te zien waarom iets wel of niet werkt. Dat zijn essentiële vaardigheden voor innovatie.
• Door voorafgaand aan de missie een training te geven in reflectie en conceptualisatie van ervaringen (zie ook afbeelding 1) wordt voor de medewerker beter inzichtelijk wat er wordt geleerd uit een ervaring. Daarmee wordt er bewuster geleerd en kan die kennis makkelijker worden ingezet in een andere situatie, en ook beter worden gedeeld met collega’s.
• Ook training in didactische vaardigheden en het overbrengen van een boodschap in een andere cultuur is handig, aangezien medewerkers aangeven daar soms moeite mee te hebben.
• Medewerkers blijken bij terugkomst op de werkvloer in Nederland vaak een cultuurshock te krijgen en moeite te hebben om hun draai weer te vinden. Het is belangrijk om de medewerker dan te ondersteunen bij het terugvinden van de balans. Dit kan onder andere door constructief naar de opgedane ervaringen te kijken en te ontdekken wat eruit geleerd kan worden.
• Procesevaluaties van de gekozen aanpak (waarom werkt iets wel of juist niet) is eveneens zinvol: dan kan de werkwijze worden bijgesteld indien nodig. Juist door het inzichtelijk maken van fouten, vergissingen, bloopers en missers wordt veel geleerd.
• Door middel van een kennisproeverij kunnen inzichten worden gedeeld, o.a. informatie over projecten, proefopstellingen en workshops.
• Ook kunnen lessen uit het buitenland meer worden gekoppeld aan projecten die al lopen en geïntegreerd met het normale dagelijkse werk. Buitenlandwerk wordt dan eerder ervaren als onderdeel daarvan. Kennis kan dan makkelijker worden gedeeld, omdat ze beter aansluit op de dagelijkse praktijk.
• Vooraf organisatiebreed inzicht geven in het projectplan voor het betreffende buitenlandwerk kan ertoe leiden dat collega’s van andere afdelingen met vragen komen die men mee kan nemen naar het buitenland. Op die manier heeft buitenlandwerk organisatiebreed een grotere toegevoegde waarde.

Literatuur

1. Kolb, D.A., (1984). Experiential Learning: Experience as the source of learning and development, Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall.
2. Yamazaki, Y., & Kayes, D.C., (2004). An Experiential Approach to Cross-Cultural Learning: A Review and Integration of Competencies for Successful Expatriate Adaptation. Academy of Management Learning & Education, 3 (4), 362-379.