De parkeerterreinen zijn leeg. De beursvloer in de grote evenementenhal in Gorinchem is donker, geen stand te bekennen. Maar op de nieuwe verdieping Next Level klinkt geroezemoes. Hier treffen medewerkers van Easyfairs de laatste voorbereidingen. Camera’s staan klaar. Microfoons worden getest. Op een tafel staan zo’n dertig lunchpakketjes. “Coronaproof”, zegt een medewerkster. Nog vijf minuten te gaan en dan begint Aqua Nederland Digitaal: de eerste virtuele beurs voor de Nederlandse watertechnologie.
De internationale beursorganisator Easyfairs met het hoofdkantoor in Brussel, besloot in de loop van de coronacrisis de lockdown niet langer lijdzaam te ondergaan. In navolging van de in korte tijd populair geworden webinars werd de tijd rijp geacht om de vakbeurs op te tuigen in een online omgeving. De beursorganisator besloot in 3 landen een pilot te houden.
In Nederland werd gekozen voor Aqua Nederland Vakbeurs, de beurs die in maart op de agenda stond maar als een van de eerste evenementen sneuvelde door de coronacrisis. Easyfairs Nederland zette in circa 4 weken de online beurs op poten. De organisator zocht naar geschikte software en kwam uit bij Let’s Get Digital als online platform. Voor de opzet van de beurs gold de invulling van de fysieke beurs als leidraad. Bezoekers kunnen stands bezoeken, chatten met exposanten, productvideo’s bekijken, netwerken middels een zogeheten Netwerk Carrousel en ook kennissessies bijwonen.
Twee werelden
Om 13 uur begint de beurs. Het is een event dat zich in twee werelden afspeelt. In de foyer op de Next Level-verdieping in de evenementenhal heten Esther Rodenburg (event manager) en Ivo Horn (marketing event manager) de bezoekers welkom. Zij praten live voor de camera het programma aan elkaar. Op het online platform worden de bezoekers ontvangen bij de receptie, waarna ze de digitale beurs op kunnen, gegidst, als ze dat willen, door Rodenburg en Horn.
Esther Rodenburg en Ivo Horn
Het doel van Easyfairs is om 2.000 bezoekers te trekken. Het is een streefgetal met een flinke slag om de arm omdat er nieuw terrein wordt betreden. Als de beurs begint staat de teller op 440. Gedurende de hele beurs schommelt het aantal bezoekers rond de 500. Niet te zien is om hoeveel unieke bezoekers het gaat, de teller geeft geen inzicht in afhakers en nieuwkomers. Er is dus geen zicht op de werkelijke bezoekersaantallen, de beursorganisator zal die tijdens de evaluatie na afloop uit de data moeten kunnen destilleren.
Virtuele stand
Op de virtuele beursvloer zijn exposanten aanwezig. Ze zitten thuis of op het bedrijf, klaar om vragen te beantwoorden in de chatfunctie. Alle bedrijven die zich voor de fysieke beurs in maart hadden aangemeld met een stand, hebben in de digitale beurs ook een plek. Bezoekers kunnen kiezen uit een exposantenlijst met namen. Klikken op een naam betekent toegang tot de virtuele stand. Daar kunnen video’s worden bekeken met product- of bedrijfsinformatie. Medewerkers zitten klaar om te chatten.
Marjolein de JongZoals bij Eliquo Water and Energy, leverancier van complete concepten voor energie neutrale behandeling van rioolwater. Officemanager Marjolein de Jong is beschikbaar voor vragen:
Deze digitale beurs is nieuw. Hoe zien jullie als exposant deze ontwikkeling?
'Het is mooi dat dit allemaal mogelijk is en hiervoor zeker onze complimenten richting de organisatie. Zeker gezien de korte tijd waarin dit allemaal gerealiseerd is. Even afwachten hoe dit loopt, maar onze voorkeur blijft natuurlijk uitgaan naar een fysieke beurs.'
De idee is dat contacten naast fysiek meer en meer digitaal worden gelegd. Dat wordt de hybride beurs genoemd door Easyfairs. Zien jullie de contacten, netwerken en zaken doen, verschuiven naar online meetings?
'Ook wij hebben de afgelopen periode ontdekt dat er online veel mogelijk is. Hier zullen wij in de toekomst ook zeker gebruik van blijven maken. Ik kan mij zo voorstellen dat we vooraf zullen afwegen wat meer voordelen biedt: elkaar online ontmoeten of fysiek en hier een goede balans in gaan vinden.'
De fysieke beurs ging in maart niet door. Ook in juni lukte het niet. Nu is in korte tijd deze digitale beurs opgezet. Iedereen moet er aan wennen natuurlijk, maar wat is jullie 1e indruk? En hebben jullie al verbeterpunten?
'Onze 1e indruk is zeker positief, de online omgeving is duidelijk en ziet er goed uit. Collega's op de vloer volgen een aantal presentaties dus het leeft hier wel. Wat onze stand betreft uiteraard nog even afwachten hoeveel bezoekers we krijgen. Het zou mooi als je op de overizcht site van de exposanten kan zien hoeveel bezoekers je mede-exposanten op hun stand hebben...'
Techtalk van Envaqua
Kennisprogramma
Naast de bedrijven is er het kennisprogramma. In maart wilde Easyfairs daar extra aandacht aan besteden in de ambitie om de vakbeurs te laten uitgroeien tot hét jaarlijkse event voor de watersector waar technologie en kennis elkaar ontmoeten. In de korte tijd waarin de virtuele editie moest worden opgezet, wist de beursorganisator ook een kennisprogramma op te zetten.
Er zijn webinars, workshops, een paneldiscussie en een techtalk van Envaqua, brancheorganisatie van water- en milieutechnologiebedrijven. Onderwerp van de techtalk: ‘Simuleren, voorspellen en monitoren, samen maken we de drinkwaterwereld slim’. Sprekers: Louis Brussee (Vitens), Martijn Bakker (Royal HaskoningDHV), Christian Beuzel (Powerspex Instrumentation), Nicole Janssen (Bürkert Contromatic), Han Nguyen (Pipelife) en Ignaz Worm (Envaqua).
De deelnemers kijken vanaf het podium in een zaal met lege stoelen. Op het scherm wordt een video vertoond van Louis Brussee. Hij staat zelf achter een katheder, met daarop een laptop. Als de video klaar is, volgt een live gesprek op het podium. De bezoekers zien video’s en gesprek en kunnen in de chatfunctie vragen stellen. Wat ook gebeurt. “De chatfunctie is leuk, drempelverlagend”, zeggen de sprekers na afloop.
DWDD
Ze stellen vast dat livegesprekken de voorkeur hebben boven opgenomen video’s. Ook komen nieuwe vaardigheden aan de orde. Spreken in een camera is anders dan spreken voor een zaal vol mensen. “De presentaties waren wel heel statisch”, werd vastgesteld. “We moeten nu ineens gaan concurreren met DWDD.” Je moet de hele tijd scherp zijn, is de conclusie.
'Dit voelt als een Prius. Het is een goede eerste poging, maar het kan wel mooier'
“Dit smaakt wel naar meer”, zegt de een. “Dit voelt als een Prius (eerste hybride auto van Toyota, red). Het is een goede eerste poging, maar het kan wel mooier”, stelt een ander. Dat virtuele elementen worden toegevoegd aan de fysieke beurs, zoals Easyfairs voor ogen heeft, zien ze wel gebeuren: je bereik wordt veel groter, wordt gezegd. Mensen die niet naar de beurs kunnen komen, kunnen nu toch online meedoen.
De virtuele beurs biedt sprekers en exposanten ook meer mogelijkheden. Ideeën borrelen op: selfies moeten bewegende beelden worden, waarin je jezelf of je bedrijf pitcht. Andere kant van de medaille: “Ik zie mezelf niet rondhangen op een virtuele beurs. Op een fysieke beurs doe je dat wel, dan loop je rond, maak je een praatje, drink je een biertje.”
Jan Willem Mulder
Moderator
Jan Willem Mulder (Evides) is een van de sprekers op Aqua Nederland Digitaal. Hij geeft vaker presentaties, zegt hij voordat zijn sessie ‘Energie- en Grondstoffenfabriek: Afvalwater als nieuwe Waterbron’ begint. Hij heeft geen video gemaakt, hij spreekt in een zaal met lege stoelen in de camera, zijn sessie wordt real-time uitgezonden. Bij aanvang volgen 30 deelnemers de webinar, dat aantal loopt op tot 51.
Er worden in de chatroom vragen gesteld, maar die ziet Mulder niet. En dat vindt hij een gemis, zo blijkt na afloop. Hij zegt: “Interactie is belangrijk. Ingaan op vragen is een verrijking. Er zou de volgende keer een moderator bij moeten komen die dat mogelijk maakt.”
Update 07 juli 10:22 uur:
In totaal hebben ruim 1.000 unieke waterprofessionals het platform bezocht, zo meldt Easyfairs in een persbericht. De gemiddelde kijktijd voor Aqua Nederland Digitaal was ruim 2 uur, in totaal waren er 1.070 één-op-één gesprekken, hebben er 97 speeddates plaatsgevonden in de Netwerkcarrousel. Het kennisprogramma trok 1.636 bezoekers. Het gemiddelde aantal bezoekers per sessie was 86, de meest bezochte sessie was ‘Water in de Circulaire economie’ van KWR met 148 unieke bezoekers. Daarnaast hebben 200 bezoekers chatactiviteit gegenereerd. De gemiddelde beoordeling van Aqua Nederland Digitaal was ruim voldoende, aldus de beursorganisator.
LEES OOK
H2O-artikel: Easyfairs zet met pilot Aqua Nederland Digitaal grote stap richting hybride beurzen
